Como Administrar um Condomínio?

Por: Kátia Rodrigues
Colaboração especial de: Fatima Regina de Souza
Revista Direcional Condomínios
Editora Exclusiva
Edição: Julho / 2001

Não basta apenas querer ser um síndico, tem que estar bem informado e saber comandar.
A escolha da melhor forma de administração de um condomínio é algo que deve ser bem avaliado, porque o sentido literal da palavra "condomínio" significa: "domínio de mais de um", ou seja, de propriedade comum. Portanto, todos devem chegar a um acordo para definição do melhor tipo de administração, objetivando atender as necessidades financeiras e funcionais do condomínio, sendo que seu tamanho, categoria, disponibilidade de tempo dos condôminos, conhecimentos técnicos e poder aquisitivo dos mesmos, são fatores que influenciam no momento da decisão.

Rosely Benevides de Oliveira Schuwartz, administradora de empresas, consultora e instrutora na área de condomínio, autora do livro " Revolucionado o Condomínio", disse ser muito procurada por síndicos e algumas vezes pelos seus alunos, interessados em melhorar a eficiência na administração.

Em decorrência de sua experiência, descobriu que o modo de administrar, somando à falta de conhecimento e de participação dos moradores, resulta em desgaste dos administradores e muitas arbitrariedades. "Acredito que as situações conflituosas vividas em muitos condomínios, somente deixarão de existir quando ocorrer uma mudança de postura dos envolvidos. Os moradores devem conscientizar-se de que a omissão é um grande erro, uma vez que não ocupando seus espaços, outros o farão, e muitas vezes em detrimento dos interesses da maioria. Em relação às administradores, essas obterão mais sucesso quando procurarem atender os reais interesses dos clientes", desabafou Rosely.

"Independente da forma adotada, é importante que todos os moradores tenham, pelo menos, um conhecimento básico sobre o que é um condomínio e suas implicações. Esse conhecimento facilitará sua participação, contribuindo para que tragam sugestões positivas, ao invés de críticas descabidas e negativas. Por intermédio da informação, o cargo de síndico deixará de ser um terror e passará a ser encarado com uma oportunidade, inclusive de uma nova carreira em ascensão no mercado", aconselha Rosely.

Antônio Carlos de Freitas, síndico do Condomínio Edifício Terni, no bairro Jardim Paulista, inclusive a caminho do seu terceiro mandato, optou por uma administradora, mas o prédio encontra-se com sérios problemas financeiros, em virtude da má administração de outros síndicos, os quais foram mal assessorados pelas empresas escolhidas na época. "Hoje, vejo que o mais importante na escolha de um tipo de administração é escolher bem para que, no futuro, não venha a Ter problemas; manter-se informado e, principalmente, ser um síndico ativo que vá em busca de soluções para otimizar a receita e reduzir as despesas do condomínio é também outro item importante" - explicou Antônio Carlos.

Agora, com relação ao trabalho do síndico profissional, tanto para Nilton Savieto - consultor -, quanto para Sérgio Schneider - administrador de empresas e também consultor -, o trabalho que desenvolvem é muito sério e completo porque, numa administração de condomínio, existem muitas dúvidas e detalhes que somente um profissional qualificado conseguirá conduzir da melhor forma.

"Os problemas encontrados são os mesmos de um prédio que tem uma autogestão ou um síndico condômino, por exemplo, mas com uma administração profissional eu posso acompanhar melhor e ser pró-ativo. Na maioria dos condomínios há pendências de itens, como: segurança, saúde ocupacional, etc." afirma Nilton.

"Quando os meus serviços são solicitados, uma coisa que tenho observado bem, é que os condôminos, além de não estarem preparados para assumir essa responsabilidade, demonstram uma grande insatisfação, ora porque não confiam no seu vizinho que está administrando, ora porque não possuem todos o conhecimento que necessitam", observa Sérgio.

É importante que todos os condôminos (proprietários e inquilinos), auxiliem o síndico e o corpo diretivo na escolha, pois toda a massa condominial deve ponderar s vantagens e desvantagens de cada tipo de administração; atualmente, são estes os tipos d administração que cabem em um condomínio:

1. Administradora: contratação de uma empresa especializada em administração de condomínios que gerenciará as questões burocráticas, operacionais, financeiras, administrativas, trabalhistas e jurídicas. As funções administrativas do síndico podem ser delegadas a uma pessoa de sua confiança, e sob sua inteira responsabilidade, porém, mediante aprovação dos condôminos por intermédio de assembléia geral. Além das atribuições de pagar as contas do condomínio (salários dos funcionários, água, luz, manutenção em geral e todas as outras despesas), cabe à administradora:

- Elaboração da Convenção, Regulamento Interno e outros documentos relacionados à conduta e comportamento dos moradores;
- Redação de Atas e Circulares;
- Elaboração de previsões orçamentárias;
- Participação nas assembléias gerais;
- Representação do condomínio nos órgãos públicos;
- Emissão dos boletos bancários para cobrança da taxa condominial;
- Cobrança dos inadimplentes;
- Recrutamento, seleção e treinamento de funcionários;
- Elaboração da folha de pagamento;
- Controle nos recolhimentos dos encargos sociais (INSS, FGTS, PIS e Contribuição Sindical);
- Apresentação de declarações para a Secretaria da Receita Federal (DIRF) e para o Ministério do Trabalho e Emprego (CAGED e RAIS);
- Representação do condomínio nas homologações trabalhistas;
- Cotação em empresas especializadas;
- Pagamento de fornecedores, impostos, taxas e outras despesas;
- Vistorias periódicas visando a manutenção e conservação predial;
- Entrega e retirada de documentos;
- Assessoria na contratação de prestadores de serviço;
- Auxílio na escolha dos seguros, em obediência à legislação pertinente;
- Atendimento rápido a todos os condôminos, independente de serem membros da administração interna.

Antes de firmar contrato com uma administradora, verifique se a mesma terá condições de fornecer aquele serviço tão almejado por todos os condôminos, e se:

- Inspira confiança e segurança;
está preocupada em reduzir custos e otimizar a receita;
- A taxa é fixa ou está vinculada à arrecadação ordinária;
- A movimentação financeira será feita, em conta, em nome do condomínio ou em conta "pool" (o dinheiro do condomínio fica na conta corrente da administradora);*
- O balancete tem linguagem simples e objetiva, de fácil compreensão, possibilitando o acompanhamento da aplicação dos recursos;
- As participações, em assembléia, serão cobradas ou se sofrerá algum tipo de isenção;
- Cobra a 13a mensalidade;
- A empresa possui administrador, contador ou outro profissional habilitado no seu quadro funcional;
- A administradora fará o gerenciamento de contrato de prestação de serviços da empresa que terceiriza a zeladoria, portaria e limpeza, quando for o caso.

* O sistema de conta pool não é recomendável, pois, além dos riscos do mercado financeiro, o condomínio não tem acesso a extratos para poder verificar as entradas e saídas de dinheiro.

2. SÍNDICO PROFISSIONAL: Pode ocorrer de nenhum condômino querer assumir o cargo de síndico. No caso, a assembléia pode decidir contratar alguém, ou seja, a administração será realizada por uma pessoa que não reside no condomínio e recebe remuneração para exercer tal função. Ela precisa Ter conhecimento de legislação civil e trabalhista, contabilidade, administração e finanças. É aconselhável que seja formada em algum desses cursos: Administração de Empresas, Ciências Contábeis, Economia, Direito ou Engenharia. Muitas vezes, responde pela administração de vários prédios ao mesmo tempo, podendo cobrar seus serviços com base no número de apartamentos ou na arrecadação do prédio; ser contratado mediante assinatura na carteira profissional ou por meio de prestação de serviço. Vale ressaltar a necessidade de se firmar um contrato de prestação de serviço, sendo que tal profissional deve ter registro, na Prefeitura e no INSS, como autônomo, a fim de evitar o vínculo empregatício e acarretar problemas futuros ao condomínio. Todos os meses, o condomínio deverá recolher 20% para o INSS sobre o valor pago na mesma guia dos funcionários registrados.

3. CO-GESTÃO: É a administração realizada pelos condôminos, mas com o auxílio de, pelo menos dois profissionais: um contador e um advogado. O primeiro é responsável pela parte trabalhista, previsão orçamentária, elaboração dos balancetes e prestação de contas, enquanto que o segundo se encarrega da área jurídica, como: conflito entre moradores, inadimplência e outros assuntos que necessitam de um jurista. Em resumo, os condôminos delegam a parte burocrática a esses dois profissionais.

4. AUTOGESTÃO: A administração é feita, exclusivamente, pelos moradores, sem o auxílio de outros profissionais. O que costuma acontecer é a constituição de uma comissão de condôminos para cuidar da administração do condomínio, sendo que cada um escolhe uma área para atuar. Esse tipo de administração exige conhecimento técnico, trabalhista, tributário, entre outros, além de disponibilidade de tempo. É raro esses moradores receberem qualquer tipo de remuneração pelos serviços prestados, funcionando como uma espécie de voluntariado; em alguns casos, são isentos apenas da taxa condominial. Uma administração honesta e eficaz sempre será um bom negócio e trará grandes vantagens para o seu condomínio, mas não podemos esquecer de que o síndico continua sendo a peça fundamental e, por isso, ele deve se preparar antes de se candidatar a esse importante cargo. Independente da forma escolhida, o síndico é quem responde civil e criminalmente por eventuais irregularidades.

SERVIÇOS
FAMA Consultoria: (11) 5081.3135 Nilton Savieto: (11) 9973.4558
Sérgio Schneider: (11) 240.0606/241.1491 Rosely Schwartz: (11) 6950.9697
 
 
 





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